Vivien Marsch GmbH

Projektmanagement optimieren und standardisieren

Unternehmen können durch die Optimierung und Standardisierung ihres Projektmanagements die Arbeit aller Projektbeteiligten erleichtern und Kosten senken.

Projektmanagement optimieren und standardisieren

Weiterentwicklung des Projektmanagements: kein Selbstläufer, aber eine große Chance

Die Folgen unterschiedlicher oder veralteter Projektmanagement-Standards sind oft erheblich höher als man auf den ersten Blick meint. Unternehmen können durch die Optimierung und Standardisierung ihres Projektmanagements die Arbeit aller Projektbeteiligten erleichtern, Kosten und Zeitaufwände senken, Konflikte und Störungen vermeiden und die Zufriedenheit von Kunden, Mitarbeitern und Führungskräften steigern.

Chancen durch optimiertes und standardisiertes Projektmanagement

Projektmanagement hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung zugenommen. Das ist nur logisch, denn es erlaubt ein effektives und effizientes Arbeiten und ermöglicht die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens. Damit einhergegangen ist die Entwicklung einer Vielzahl verschiedener Standards. Neben der Herangehensweise und den verwendeten Tools unterscheiden sich auch die Begrifflichkeiten. Obwohl alle das gleiche Ziel verfolgen, nämlich den erfolgreichen Abschluss der jeweiligen Projekte, kommt es häufig, wenn sie aufeinandertreffen, zu Problemen. Insbesondere in Unternehmen mit einer stark projekthaften Arbeitsweise oder Projektmanagement in unterschiedlichen Bereichen führt das auf Dauer nicht nur zu Frustration, sondern auch zu echten Problemen und Produktivitätsverlusten.

Wie kommt es überhaupt dazu, dass in einem Unternehmen unterschiedliche Projektmanagement-Standards angewendet werden? Oft wird die Methodik organisch in das Unternehmen eingebracht: Ein PM-erfahrener Mitarbeiter bringt seine Kenntnisse mit und wendet sie auf die von ihm betreuten Bereiche an. In größeren Unternehmen führen Abteilungen auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten völlig unabhängig voneinander Projektmanagement ein und wählen dabei nach ihrem Geschmack und ihren aktuellen Anforderungen, was zu ganz verschiedenen Standards führen kann.

Warum ist Projektmanagement-Standardisierung so wichtig?

Für den einzelnen Projektleiter funktioniert seine Methode möglicherweise gut, denn er ist daran gewöhnt und hat sie vielleicht auch auf die spezifischen Anforderungen angepasst. In der projekt- oder abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, spätestens aber beim Reporting der verschiedenen Projektleiter an ihre Vorgesetzten werden diese mit den vollkommen unterschiedlichen Herangehensweisen konfrontiert. Unterschiedliche Begriffsverwendung stiftet Verwirrung und kann zu Fehlern führen. Es mangelt an Transparenz und Vergleichbarkeit. Auch Effizienzvorteile durch die Automatisierung gleichartiger Prozesse sind nicht möglich.

Zusätzlich führt der verstreute Einsatz verschiedener Projektmanagement-Standards allerdings auch noch dazu, dass diese sich im Einzelnen nicht weiterentwickeln. Jeder Projektmanager verfeinert das eigene Süppchen, doch niemand hat die Ressourcen und die Perspektive, neue und eventuell besser passende Methoden und Tools zu ausfindig zu machen und zu integrieren. Systematische Erkenntnisgewinne und Lernen aus Fehlern können nicht stattfinden, wenn keine Vergleichsmöglichkeiten und Austausch bestehen.

Die tatsächlichen Konsequenzen für das Unternehmen sind weitaus drastischer, als allein das unangenehme Gefühl, dass es im Projektmanagement „nicht rund läuft“, vermuten lässt. Fristen werden nicht eingehalten, Projekte nicht oder weniger erfolgreich als geplant abgeschlossen. Die Zusammenarbeit mit internen und externen Lieferanten und Auftraggebern ist problembelastet und in der Kommunikation hapert es. Frustration, hoher zeitlicher Aufwand, unnötige Arbeitsschritte und ein geringer Automatisierungsgrad der Routineprozesse führen zu ermüdeten und demotivierten Mitarbeitern, zu geringerer Innovativität und schwierigeren Kundenbeziehungen. Ein veralteter Projektmanagement-Standard, der den aktuellen Bedürfnissen und Prozessen des Unternehmens nicht mehr genügt, ist nicht nur keine Unterstützung, sondern kann sogar eine zusätzliche Belastung werden.

Etablierung eines Projektmanagement-Standards zur Steigerung der Produktivität

Ein einheitliches Projektmanagement, das einen zeitgemäßen, dem Unternehmen angemessen Standard folgt, setzt ein ungeahntes Produktivitätspotenzial frei. Mit der Einigung auf einen Standard

  • sprechen alle die gleiche Sprache
  • wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Projektarbeit wesentlich erleichtert
  • erfolgen Dokumentation und Controlling nach dem gleichen Muster
  • wird der Abgleich zwischen Projekten ermöglicht
  • gibt es weniger Missverständnisse und Konflikte und die Kommunikation wird einfacher
  • sind Projekte besser einschätzbar und Ergebnisse zuverlässiger
  • ist die Gesamtproduktivität höher, das Innovationspotenzial wächst
  • steigt die Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und Führungskräften erheblich

Die Etablierung eines Projektmanagement-Standards ist zugleich die Voraussetzung für dessen Weiterentwicklung. Zeichnet sich ab, dass attraktive neue Herangehensweisen, wie agile oder hybride Projektmanagement-Methoden dem Unternehmen einen Mehrwert bieten können, so können diese sinnvoll integriert werden.

Bereits in der Entscheidung für eine Vereinheitlichung des Projektmanagement-Standards schwingt die Folgefrage mit: Welcher Standard soll es denn nun sein? Die schlechte Nachricht gleich vorweg: mit einer Standard-Lösung wird man genauso glücklich wie mit einer Standard-Frisur. Um damit relevante Vorteile zu erzielen, muss das Projektmanagement individuell angepasst werden. Faktoren dafür sind neben den zu erreichenden Zielen und der Geschäftsumgebung auch die Kultur des Unternehmens, seine Entwicklungsstrategie und strukturelle Gegebenheiten. Hier muss mit Fingerspitzengefühl, Sachkenntnis und Erfahrung entschieden werden.

Voraussetzungen zur Etablierung von Projektmanagement-Standards

Die Harmonisierung auf einen einheitlichen Projektmanagement-Standard bedeutet, dass einige Mitarbeiter sich von ihrer bisher in Eigenregie praktizierten Methodik verabschieden und eine neue aufnehmen müssen. Vom Einzelnen kann das, trotz der Vorteile in der Gesamtsituation, als bürokratische Last aufgefasst werden. Eine genaue Bestandsaufnahme und wertschätzende Analyse des bisher praktizierten Projektmanagements ist daher ein unverzichtbarer erster Schritt. Nur so können die spezifischen Anforderungen und mögliche bestehende Schwachstellen identifiziert werden.

Bei ewico haben wir diesen Prozess in drei Phasen unterteilt: Im Workshop-Format werden im Abgleich mit unserem Standard das bestehende Projektmanagement analysiert und die Ziele konkret formuliert. Im zweiten Schritt werden die Änderungen und Weiterentwicklungen umgesetzt. Dabei werden einheitliche Begriffe, Methoden und Abläufe definiert sowie bei Bedarf geeignete Tools eingeführt, um eine gemeinsame Sprache zu sprechen. Die Projektleiter werden dann im neuen Standard intensiv geschult und in der ersten Phase des Einsatzes des neuen Standards mit Coaching begleitet.

Besonderen Wert legen wir darauf, nicht einfach ein komplett neues Standard-Projektmanagement mitzubringen und auf das Unternehmen aufzusetzen, sondern bereits gewachsenes herauszuarbeiten, sinnvoll zu integrieren und bedarfsgerecht zu ergänzen. Dies stellt nicht nur eine maßgeschneiderte, schlanke und wenig invasive Vorgehensweise dar, sondern ist zugleich auch nachhaltig, findet höhere Akzeptanz und erleichtert den Mitarbeitern den Transfer.

Lesen Sie unsere Praxisfälle zum Thema Organisationsentwicklung und Teamentwicklung und erfahren Sie mehr über unsere Arbeitsweisen.

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